A complexidade e a celeridade parecem ser as características fundamentais da Sociedade moderna, manifestando-se em todos
os aspectos da vida do indivíduo e dos vários
grupos sociais, cuja
rápida evolução e, por
vezes, mutação não
podem deixar de implicar constantes esforços de adaptação e de se traduzir em instabilidade permanente.
Para a empresa, organismo básico da produção, esta instabilidade deriva
concretamente, conforme Pierre Lauzel, das múltiplas e frequentes alterações das correntes de trocas, das lutas de influências entre
blocos políticos e económicos, das alterações verificadas nas relações com os grupos
profissionais e o Estado, da aceleração do progresso técnico,
da redução da duração média da vida dos produtos,
da evolução rápida das necessidades e dos gostos
dos consumidores.
Por outro lado,
toda a vida do indivíduo e dos grupos
é actualmente encarada numa perspectiva social, essencialmente humanista, pelo que os problemas empresariais decorrentes da complexidade e instabilidade do meio têm de ser resolvidos sem comprometer a segurança do pessoal, relativamente à estabilidade de emprego e ao nível da remuneração.
Assim, os responsáveis pela administração e gestão das
empresas do nosso
tempo defrontam-se com problemas e responsabilidades cuja complexidade e gravidade se não podem
comparar, em quantidade e qualidade, com os tempos passados, quando, perante a simplicidade e estabilidade das
estruturas, o êxito dos negócios dependia especialmente da experiência, da intuição e do espírito de iniciativa.
Hoje, na idade do social, a experiência é insuficiente, muitas
vezes inoperante e sempre perigosa; a intuição é arriscada quando
as responsabilidades sociais
do empresário o proíbem de se comportar como um jogador; o espírito de iniciativa, perante as
limitações implícitas na complexidade dos negócios, nada representa por
si só.
Na realidade, a moderna
gestão empresarial obriga,
em cada momento,
a pensar no futuro, apenas
lhe interessando
o conhecimento do passado para
compreender o futuro
– conhecimento, compreensão e previsão que possibilitam uma racional tomada de decisões relativamente ao:
a) Planeamento
Compreende:
-
A definição dos objectivos
(o quê e para quê);
-
A escolha dos meios para alcançar esses objectivos (como), adoptando um determinado modelo de actividades.
b) Controlo
Comparação entre
as actividades planeadas e realizadas
e análise dos respectivos desvios, para accionamento de um mecanismo
de “feedback”, que permite:
-
A correcção das próximas actividades do modelo adoptado;
-
A escolha de outro modelo
de actividades, quando
o anterior se revelar ineficaz;
-
A revisão do método de previsão, quando
o anterior se revelar pouco
realista.
Ora,
estas tarefas (planeamento e controlo) só podem ser satisfatoriamente
realizadas quando os respectivos responsáveis dispõem de informações abundantes, precisas e oportunas, as quais, na sua maior parte, hão-de
ser fornecidas pela
Contabilidade, como técnica de informação ao serviço da empresa.
De facto, o processo de tomada de decisões na empresa terá
de se apoiar nas informações contabilísticas, obtidas através do registo, análise e previsão
económica passada, presente e futura.
A Contabilidade de Gestão e as funções da empresa
As várias funções do gestor, consideradas como um todo,
formam o processo administrativo. Planeamento,
organização, direcção
e controle, quando considerados isoladamente, constituem as funções
administrativas. Cada uma delas é parte integrante do processo e repercute-se no seguinte;
Planeamento – Organização – Direcção
– Controle
O desempenho dessas funções forma
o ciclo administrativo que, à medida
que se repete,
permite uma contínua
correcção e ajustamento.
Planeamento
É a primeira
função administrativa e serve de base às demais.
Compreende:
-
A definição dos objectivos (o que se deve fazer,
como e para quê?);
-
A escolha dos meios para alcançar esses objectivos;
-
O que cada órgão da empresa da empresa deve fazer, como e quando.
O planeamento é um modelo teórico
para a acção futura, na medida em que visa criar condições racionais para que se organize
e dirija o sistema.
O planeamento é uma necessidade indispensável para que a empresa possa
sobreviver e desenvolver-se. É uma
reacção contra a mentalidade simplista que preconiza a solução dos problemas à medida que vão
surgindo. Em resumo,
o planeamento é uma técnica
que visa combater
a incerteza e permitir uma gestão
racional de recursos
postos à disposição da empresa.
Organização
Após o planeamento, segue-se
geralmente a função
de organização. A palavra organizar, na abordagem clássica e neoclássica, está relacionada com:
-
A inventariação
e preparação dos meios materiais, financeiros e humanos necessários para o alcance dos objectivos fixados;
-
A determinação das actividades a desenvolver;
-
O
agrupamento das actividades em um padrão e estrutura
lógicos, isto é, a definição
da estrutura conveniente para os diversos órgãos
que constituem a empresa, e ainda das funções,
da autoridade e das responsabilidades não só desses
órgãos mas das
pessoas responsáveis.
Em resumo, pode dizer-se que a organização é uma função
indispensável na empresa, na medida em que as actividades a realizar são muitas e que uma pessoa só não pode controlá-las. Daí a necessidades de uma estrutura organizacional.
Direcção
Esta função relaciona-se directamente com a maneira
pela qual os objectivos são alcançados através
da motivação do elemento humano e da orientação e coordenação das
operações que devem
ser executadas.
A função direcção implica
que o administrador deve motivar,
comunicar e liderar
como se refere
na frase de Ernest Dale:
“ (…) dizer a outras
pessoas o que
fazer e conseguir que elas o façam da melhor maneira.
Uma vez que
o gerente tem de se utilizar do trabalho alheio,
a sua capacidade de fazer
o pessoal produzir os resultados necessários determinará o seu sucesso
ou fracasso.”
Controle
Esta função é o resultado lógico do processo
administrativo analisado, uma vez que é necessário verificar em que medida o planeamento está a ser seguido.
O controle actua,
segundo Douglas Sherwin,
no sentido de ajustar as operações a determinados padrões previamente estabelecidos com base na informação recebida.
Esta função visa,
sobretudo, comparar as actividades planeadas com as realizadas, detectando e
contabilizando os desvios e permite:
-
Conhecer as causas explicativas dos desvios;
-
Tomar as decisões
correctivas;
-
Rever os métodos de previsão adoptados.
As funções administrativas só podem ser realizadas convenientemente quando os gestores tiverem acesso a um
sistema de informações suficiente, onde a Contabilidade, como
técnica de informação, tem um papel relevante a desempenhar, como
se pode comprovar por exemplo na interdependência entre
a Gestão Orçamental e
Contabilidade de Gestão.
As empresas de média ou de grande dimensão e com níveis
de gestão evoluídos
recorrem com frequência às funções
administrativas anteriormente referidas.
Os planos,
como se disse,
são a base da acção
futura e podem
ser encarados de vários pontos
de vista:
-
Âmbito – toda organização ou algumas das suas partes;
-
Tempo – longo, médio ou curto prazo;
-
Objecto – actividades sujeitas ao planeamento: produção, comercialização, etc.
Concentremos a nossa atenção no plano a curto prazo (um ano).
Os objectivos, políticas e programas
definidos no plano anual são traduzidos para unidades monetárias –
orçamentos.
O Orçamento é a expressão quantitativa
financeira de um programa e dos custos e proveitos daí decorrentes. É o
instrumento de gestão que permite a coordenação e o controle das actividades.
Elaboram-se em primeiro lugar os programas
onde expresso em unidades físicas se fixam:
-
Os objectivos a
atingir;
-
As quantidades a vender e a produzir;
-
As quantidades a
adquirir;
-
O número de horas de trabalho a realizar
-
Os meios de execução necessários e distribuídos pelo quadro dos objectivos a atingir.
Seguidamente, elaboram-se os orçamentos por recurso
aos dados expressos nos programas e traduzindo os em
unidades monetárias.
Orçamento de vendas
Após
a previsão das vendas em cada mês há que prever os preços de venda, de Modo a
traduzir as quantidades a vender em unidades monetárias.
Orçamento
de compras
O programa de produção
fixa as quantidades a fabricar em cada mês,
com base no programa de vendas e na
política de stocks.
Definido o programa
anterior, é necessário saber os consumos
mensais de matérias- primas e subsidiárias, a fim de determinar as quantidades a adquirir em cada mês.
De seguida, com
a previsão dos preços
de aquisição elabora-se o orçamento das compras.
Orçamento de produção
É a expressão do
custo previsto dos produtos a fabricar, de acordo com o programa de produção.
Orçamento de custos comerciais
Compreende os custos de aprovisionamento, os custos administrativos e os custos
financeiros. Traduz todos os gastos
suportados pelas diversas
funções da empresa,
excluindo, como é evidente, a industrial
Orçamento de investimentos
Compreende todas
as despesas de investimento necessárias.
Orçamento Financeiro
Após a elaboração dos orçamentos anteriores o gestor saberá
o total dos recebimentos e pagamentos de cada mês,
o que lhe permitirá elaborar o orçamento de tesouraria para
inventariar os excessos ou as necessidades de cada mês. A sua síntese constitui o orçamento geral
que os coordena e que permite
elaborar a demonstração de resultados previsional e ainda
o balanço previsional.
Cada um dos orçamentos desenvolve-se ao
nível das secções que têm o seguinte papel:
-
Instrumentos de controlo
dos gastos de uma secção;
-
Cálculos dos custos e proveitos.
A gestão orçamental que foi caracterizada tem de ser comparada, não só para
que se possa
contabilizar os desvios, mas também
as decisões correctivas adequadas.
Controle orçamental
Qual será o papel
da Contabilidade de Gestão em todo este processo?
Como já se referiu anteriormente, esse papel é indispensável, na medida em que tem por objecto
o apuramento e análise dos custos e proveitos dos produtos e das secções.
É uma fonte importante, não só
para a gestão mas também
para o controle orçamental:
-
Fornece informações sobre custos e proveitos de períodos passados e serve de base à elaboração
dos programas;
-
Fornece mensalmente informações sobre custos
e proveitos apurados com vista à contabilização
dos desvios.
Os seus dados
devem ser apresentados de forma:
-
A caracterizar a situação e a evolução
da empresa;
-
A referir as causas explicativas dessa mesma situação;
A permitir a tomada de decisões correctivas por parte da direcção.
imagem de pixibay
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