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sábado, 16 de fevereiro de 2019

A Informação, o Planeamento e o Controlo na Empresa



A complexidade e a celeridade parecem ser as características fundamentais da Sociedade moderna, manifestando-se em todos os aspectos da vida do indivíduo e dos vários grupos sociais, cuja rápida evolução e, por vezes, mutação não podem deixar de implicar constantes esforços de adaptação e de se traduzir em instabilidade permanente.

Para a empresa, organismo básico da produção, esta instabilidade deriva concretamente, conforme Pierre Lauzel, das múltiplas e frequentes alterações das correntes de trocas, das lutas de influências entre blocos políticos e económicos, das alterações verificadas nas relações com os grupos profissionais e o Estado, da aceleração do progresso técnico, da redução da duração média da vida dos produtos, da evolução rápida das necessidades e dos gostos dos consumidores.

Por outro lado, toda a vida do indivíduo e dos grupos é actualmente encarada numa perspectiva social, essencialmente humanista, pelo que os problemas empresariais decorrentes da complexidade e instabilidade do meio têm de ser resolvidos sem comprometer a segurança do pessoal, relativamente à estabilidade de emprego e ao nível da remuneração.

Assim, os responsáveis pela administração e gestão das empresas do nosso tempo defrontam-se com problemas e responsabilidades cuja complexidade e gravidade se não podem comparar, em quantidade e qualidade, com os tempos passados, quando, perante a simplicidade e estabilidade das estruturas, o êxito dos negócios dependia especialmente da experiência, da intuição e do espírito de iniciativa.

Hoje, na idade do social, a experiência é insuficiente, muitas vezes inoperante e sempre perigosa; a intuição é arriscada quando as responsabilidades sociais do empresário o proíbem de se comportar como um jogador; o espírito de iniciativa, perante as limitações implícitas na complexidade dos negócios, nada representa por si só.

Na realidade, a moderna gestão empresarial obriga, em cada momento, a pensar no futuro, apenas lhe interessando o conhecimento do passado para compreender o futuro conhecimento, compreensão e previsão que possibilitam uma racional tomada de decisões relativamente ao:


a)   Planeamento

Compreende:
-          A definição dos objectivos (o quê e para quê);
-          A escolha dos meios para alcançar esses objectivos (como), adoptando um determinado modelo de actividades.

b)   Controlo

Comparação entre as actividades planeadas e realizadas e análise dos respectivos desvios, para accionamento de um mecanismo de “feedback”, que permite:
-          A correcção das próximas actividades do modelo adoptado;
-          A escolha de outro modelo de actividades, quando o anterior se revelar ineficaz;
-          A revisão do método de previsão, quando o anterior se revelar pouco realista.

Ora, estas tarefas (planeamento e controlo) só podem ser satisfatoriamente realizadas quando os respectivos responsáveis dispõem de informações abundantes, precisas e oportunas, as quais, na sua maior parte, hão-de ser fornecidas pela Contabilidade, como técnica de informação ao serviço da empresa. De facto, o processo de tomada de decisões na empresa terá de se apoiar nas informações contabilísticas, obtidas através do registo, análise e previsão económica passada, presente e futura.

A Contabilidade de Gestão e as funções da empresa

As várias funções do gestor, consideradas como um todo, formam o processo administrativo. Planeamento, organização, direcção e controle, quando considerados isoladamente, constituem as funções administrativas. Cada uma delas é parte integrante do processo e repercute-se no seguinte;

Planeamento Organização Direcção Controle

O desempenho dessas funções forma o ciclo administrativo que, à medida que se repete, permite uma contínua correcção e ajustamento.
Planeamento
É a primeira função administrativa e serve de base às demais.


Compreende:
-          A definição dos objectivos (o que se deve fazer, como e para quê?);
-          A escolha dos meios para alcançar esses objectivos;
-          O que cada órgão da empresa da empresa deve fazer, como e quando.
O planeamento é um modelo teórico para a acção futura, na medida em que visa criar condições racionais para que se organize e dirija o sistema.

O planeamento é uma necessidade indispensável para que a empresa possa sobreviver e desenvolver-se. É uma reacção contra a mentalidade simplista que preconiza a solução dos problemas à medida que vão surgindo. Em resumo, o planeamento é uma técnica que visa combater a incerteza e permitir uma gestão racional de recursos postos à disposição da empresa.

Organização

Após o planeamento, segue-se geralmente a função de organização. A palavra organizar, na abordagem clássica e neoclássica, está relacionada com:
-          A inventariação e preparação dos meios materiais, financeiros e humanos necessários para o alcance dos objectivos fixados;
-          A determinação das actividades a desenvolver;
-          O agrupamento das actividades em um padrão e estrutura lógicos, isto é, a definição da estrutura conveniente para os diversos órgãos que constituem a empresa, e ainda das funções, da autoridade e das responsabilidades não desses órgãos mas das pessoas responsáveis.

Em resumo, pode dizer-se que a organização é uma função indispensável na empresa, na medida em que as actividades a realizar são muitas e que uma pessoa não pode controlá-las. Daí a necessidades de uma estrutura organizacional.

Direcção

Esta função relaciona-se directamente com a maneira pela qual os objectivos são alcançados através da motivação do elemento humano e da orientação e coordenação das operações que devem ser executadas.

A função direcção implica que o administrador deve motivar, comunicar e liderar como se refere na frase de Ernest Dale: (…) dizer a outras pessoas o que fazer e conseguir que elas o façam da melhor maneira.


Uma vez que o gerente tem de se utilizar do trabalho alheio, a sua capacidade de fazer o pessoal produzir os resultados necessários determinará o seu sucesso ou fracasso.”

Controle

Esta função é o resultado lógico do processo administrativo analisado, uma vez que é necessário verificar em que medida o planeamento está a ser seguido.

O controle actua, segundo Douglas Sherwin, no sentido de ajustar as operações a determinados padrões previamente estabelecidos com base na informação recebida.

Esta função visa, sobretudo, comparar as actividades planeadas com as realizadas, detectando e contabilizando os desvios e permite:
-          Conhecer as causas explicativas dos desvios;
-          Tomar as decisões correctivas;
-          Rever os métodos de previsão adoptados.

As funções administrativas podem ser realizadas convenientemente quando os gestores tiverem acesso a um sistema de informações suficiente, onde a Contabilidade, como técnica de informação, tem um papel relevante a desempenhar, como se pode comprovar por exemplo na interdependência entre a Gestão Orçamental e Contabilidade de Gestão.

As empresas de média ou de grande dimensão e com níveis de gestão evoluídos recorrem com frequência às funções administrativas anteriormente referidas.

Os planos, como se disse, são a base da acção futura e podem ser encarados de vários pontos de vista:
-          Âmbito toda organização ou algumas das suas partes;
-          Tempo longo, médio ou curto prazo;
-          Objecto actividades sujeitas ao planeamento: produção, comercialização, etc.

Concentremos a nossa atenção no plano a curto prazo (um ano).
Os objectivos, políticas e programas definidos no plano anual são traduzidos para unidades monetárias –

orçamentos.




O Orçamento é a expressão quantitativa financeira de um programa e dos custos e proveitos daí decorrentes. É o instrumento de gestão que permite a coordenação e o controle das actividades.

Elaboram-se em primeiro lugar os programas onde expresso em unidades físicas se fixam:

-          Os objectivos a atingir;
-          As quantidades a vender e a produzir;
-          As quantidades a adquirir;
-          O número de horas de trabalho a realizar
-          Os meios de execução necessários e distribuídos pelo quadro dos objectivos a atingir.

Seguidamente, elaboram-se os orçamentos por recurso aos dados expressos nos programas e traduzindo os em unidades monetárias.

Orçamento de vendas

Após a previsão das vendas em cada mês há que prever os preços de venda, de Modo a traduzir as quantidades a vender em unidades monetárias.

Orçamento de compras

O programa de produção fixa as quantidades a fabricar em cada mês, com base no programa de vendas e na política de stocks. Definido o programa anterior, é necessário saber os consumos mensais de matérias- primas e subsidiárias, a fim de determinar as quantidades a adquirir em cada mês. De seguida, com a previsão dos preços de aquisição elabora-se o orçamento das compras.

Orçamento de produção

É a expressão do custo previsto dos produtos a fabricar, de acordo com o programa de produção.

Orçamento de custos comerciais

Compreende os custos de aprovisionamento, os custos administrativos e os custos financeiros. Traduz todos os gastos suportados pelas diversas funções da empresa, excluindo, como é evidente, a industrial

Orçamento de investimentos



Compreende todas as despesas de investimento necessárias.

Orçamento Financeiro

Após a elaboração dos orçamentos anteriores o gestor saberá o total dos recebimentos e pagamentos de cada mês, o que lhe permitirá elaborar o orçamento de tesouraria para inventariar os excessos ou as necessidades de cada mês. A sua síntese constitui o orçamento geral que os coordena e que permite elaborar a demonstração de resultados previsional e ainda o balanço previsional.

Cada um dos orçamentos desenvolve-se ao nível das secções que têm o seguinte papel:

-          Instrumentos de controlo dos gastos de uma secção;
-          Cálculos dos custos e proveitos.

A gestão orçamental que foi caracterizada tem de ser comparada, não para que se possa contabilizar os desvios, mas também as decisões correctivas adequadas.

Controle orçamental

Qual será o papel da Contabilidade de Gestão em todo este processo?
Como se referiu anteriormente, esse papel é indispensável, na medida em que tem por objecto o apuramento e análise dos custos e proveitos dos produtos e das secções. É uma fonte importante, não para a gestão mas também para o controle orçamental:
-   Fornece informações sobre custos e proveitos de períodos passados e serve de base à elaboração dos programas;
-   Fornece mensalmente informações sobre custos e proveitos apurados com vista à contabilização dos desvios.

Os seus dados devem ser apresentados de forma:
-          A caracterizar a situação e a evolução da empresa;
-          A referir as causas explicativas dessa mesma situação;
A permitir a tomada de decisões correctivas por parte da direcção.

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